Privacyverklaring

BOK, Privacyverklaring, AVG-wet en gegevensbescherming
Hier onder vind je onze privacyverklaring en hoe we alle gegevens die we van onze leden hebben beschermen.

Privacyverklaring / Wet AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming
Iedereen binnen stichting  BOK die met persoonsgegevens aan de slag gaat zal de huidige privacy wetgeving in acht nemen. De persoonsgegevens waar wij nu over beschikken, maken wij door middel van deze privacyverklaring inzichtelijk. Daarnaast verduidelijken wij wat wij met de persoonsgegevens doen.

Persoonsgegevens die wij verwerken
BOK verwerkt een beperkt aantal persoonsgegevens over u omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons heeft verstrekt. Een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, bankgegevens, telefoonnummer.  Door deze gegevens met elkaar te controleren kunnen we leden identificeren en kunnen we fraude voorkomen.

Verwerkingsdoelen
De hierboven genoemde persoonsgegevens worden gebruikt om te kunnen communiceren met u. Wij communiceren met u over kunstnieuws, nieuwe kunstopdrachten en nieuwe diensten. Dit doen wij door middel van nieuwsbrieven.  

Daarnaast gebruiken wij de persoonsgegevens om jaarlijks de bijdrage te kunnen innen via een automatisch incasso en om de jaarlijkse thuiskopievergoeding te kunnen storten op uw bankrekening. Voorts gebruiken wij persoonsgegevens om u van advies te voorzien op uw verzoek. De gegevens van leden zijn niet zichtbaar voor andere leden en zitten achter een inlog. 

Bewaartermijn
Stichting BOK is niet gehouden aan wettelijke bewaartermijnen. Om een goede administratie bij te houden zullen wij de persoonsgegevens bewaren. Persoonsgegevens zullen echter niet langer dan strikt noodzakelijk worden bewaard. De bewaartermijn die wij hanteren: Voor telefoongesprekken 0 dagen, voor verwerking van de betaling van de contributie 2 jaar, voor de verwerking van de thuiskopievergoeding 2 jaar, communicatie 1 jaar, advisering 2 jaar.

Wanneer u een verzoek indient om uw persoonsgegevens door ons te laten verwijderen dan zullen deze gegevens binnen 2 weken ná uw verzoek worden verwijderd. 

Delen met derden
Stichting BOK verstrekt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Met de organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Met Banster zal een overeenkomst gesloten worden zodat de data die in het programma van Banster zijn opgenomen niet zullen worden gebruikt door Banster. Banster is het programma waar ledengegevens zijn opgeslagen en is beperkt toegankelijk achter een inlogcode en gebruikersnaam.

Beveiliging
Stichting BOK neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan.

Rechten van betrokken
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt hiervoor een verzoek indienen bij onze Functionaris voor de gegevensbescherming. Het is niet toegestaan om gegevens van een ander lid in te zien. U kunt dit verzoek richten aan Henk Hofstra. De contactgegevens zijn: info-adres

Cookies
Stichting BOK gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Cookies slaan namelijk uw voorkeursinstellingen.

Door middel van het instellen van uw internetbrowser kunt u zich afmelden voor de cookies. Op deze wijze worden de cookies niet opgeslagen. U kunt daarnaast ook alle informatie die eerder is opgeslagen op uw computer via de instellingen van uw browser verwijderen.

Afsluitend
Wij vertrouwen je hiermee voorlopig voldoende te hebben geïnformeerd omtrent dit onderwerp. Mocht je nog vragen hebben, aarzel dan niet deze aan ons te stellen.

Register van verwerkingsactiviteiten en gegevensbescherming
De wet stelt geen verplichtingen als het gaat om hoe een register er uit hoort te zien. De volgende gegevens hebben wij in het register staan:

• Naam organisatie: Beroeps Organisatie Kunstenaars, vertegenwoordiger: Henk Hofstra / voorzitter
• Werken samen met leden administratie Banster en voor de thuiskopievergoeding: Pictoright
• Functionaris voor de gegevensbescherming: Henk Hofstra 
• Doel gegevensverwerking: contributie inning, thuiskopievergoeding storten en diensten als helpdesks.
• Gegevens die verwerkt worden zijn alleen van leden van BOK, die zelf door de leden zijn verstrekt.
• Categorieën van persoonsgegevens: Naam, geb.datum, adres, mail adres en IBAN.
• Datum waarop we de gegevens wissen: einde lidmaatschap.
• Ontvangers aan wie we (beperkt) persoonsgegevens verstrekken; Banster (leden administratie) Pictoright (thuiskopievergoeding).
• Er worden nog geen gegevens gedeeld met een land of internationale organisatie buiten de EU. 
• Alle gegevens zitten achter een beperkt toegankelijke login.

Gegevens beschermingsbeleid
Volgens de wet is het voor bedrijven met meer dan 250 mensen verplicht om een gegevens beschermingsbeleid te hebben. Daarnaast geldt dit ook voor een beperkt aantal kleinere bedrijven. Het is desondanks raadzaam om een dergelijk beleid te hebben. Mocht het nodig zijn of mocht het worden opgevraagd dan kunnen deze gegevens in ieder geval worden overlegd.

In ons gegevens beschermingsbeleid staat het volgende:

• een omschrijving van de categorieën persoonsgegevens die we verwerken
• een beschrijving van de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens verwerken en wat de juridische grondslag daarvan is
• hoe we voldoen aan de beginselen van verwerking van persoonsgegevens. Zoals de verplichting om niet meer gegevens te verwerken dan noodzakelijk
• welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Maar ook het recht op inzage, wijzigen, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens;
• welke organisatorische en technische maatregelen we hebben genomen om de persoonsgegevens te beveiligen
• hoe lang we de persoonsgegevens bewaren.

Per 25 mei 2018 geldt de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU.

©2020 Stichting Beroeps Organisatie Kunstenaars (BOK).